firmato è quello munito dei dati anagrafici indicati nel documento di identità a lui esibito o da lui personalmente conosciuto, ma deve porre in essere una serie di controlli molto più rigorosi, sia sulla identità dei soggetti che sulla data e sul luogo della stipulazione, sull’oggetto del contratto e su altri dati che risultano così coperti dalla pubblica fede e che chiunque è obbligato riconoscere come veri ed il notaio ne risponde qualora siano falsi (funzione attributiva della pubblica fede).
Proprio in virtù della fede pubblica che il notaio è abilitato ad attribuire agli atti giuridici, è per mezzo degli atti notarili (o autenticati da Notai) che si realizzano gli aggiornamenti dei Pubblici Registri:
1) Conservatoria e Catasto per gli immobili,
2) Pubblico Registro Automobilistico per gli autoveicoli,
3) Registro Imprese per le società e gli enti economici in genere,
4) Elenco dei protestati per i protesti di cambiali ed assegni;
5) Stato civile per le convenzioni matrimoniali ed i riconoscimenti di figli naturali;
6) Registro generale testamenti per gli atti di ultima volontà.
Tutti questi registri sono ovviamente pubblici ed ogni cittadino può accedervi ricavandone informazioni che hanno piena valenza giuridica, ciò vuol dire non solo che queste ultime sono normalmente esatte e veritiere, ma che possono essere usate in una eventuale causa e tutte le parti in lite, nonché il Giudice, devono riconoscerle come vere.
Per avere un esempio di immediata percezione pratica: si pensi che è affidato al Notaio dalle Banche il compito di procedere alle iscrizioni delle ipoteche, necessarie perché le Banche liquidino ai privati le somme concesse a mutuo (ad es. per l’acquisto prima casa).
Il legislatore, inoltre, consapevole delle capacità dei Notai, ha ad essi affidato anche dei compiti di natura diversa, volti a tutelare interessi generali, quali il rispetto delle norme urbanistiche e in tema di imposte dirette, nonché il controllo sulla costituzione e sulle modifiche delle società di capitali (s.r.l. e s.p.a.).
Spetta infatti al Notaio di rifiutare la stipulazione di atti che abbiano ad oggetto immobili costruiti in assenza di concessione edilizia o di denunciare alla competente Amministrazione finanziaria coloro che abbiano omesso di inserire nella dichiarazione dei redditi le entrate derivanti dal possesso di immobili urbani; parimenti è compito dei Notai accertare che la nascita delle società e le loro modificazioni degli elementi essenziali avvenga nel rispetto delle norme di legge in materia.
Questa pubblica funzione, tuttavia, è solamente un aspetto dei compiti attribuiti dalla legge al Notaio, poiché egli deve anche:
accertare che l’atto sia conforme alla volontà delle parti (c.d. compito di “rogare”, “interrogare” la volontà delle parti, da cui il termine ‘rogito’);
trasfondere la volontà dei privati in un contratto che sia quello più idoneo a raggiungere il risultato pratico che essi si propongono, che sia valido ed efficace e che non dia luogo a successive contestazioni tra le parti che condurrebbero a liti e controversi giudiziarie lunghe e costose (funzione di adeguamento ed antiprocessuale)
verificare che lo scopo che le parti vogliono perseguire è lecito e possibile, ai sensi delle vigenti norme di legge;
Il notaio è dunque anche il pubblico ufficiale istituito per ricevere gli atti tra vivi (compravendite, permute, donazioni, divisioni, ecc.) e di ultima volontà (testamenti) ed attribuire ad essi pubblica fede.
Egli ha l’obbligo di garantire che il contratto da lui “rogato”, nel senso indicato prima, sia idoneo a produrre gli effetti che le parti intendevano raggiungere; con la conseguenza che, in caso contrario, è responsabile civilmente e patrimonialmente nei confronti delle parti.
Può dunque dirsi che il Notaio è una sorta di “assicuratore” del contratto, che, pur non essendo tenuto a garantire la solvibilità dei debitori e l’adempimento dei loro debiti, è però responsabile se consente che le parti pongano in essere un contratto nullo o comunque inidoneo al raggiungimento dei suoi scopi o se non si sia accertato dell’inesistenza di vincoli e gravami pregiudizievoli a carico dell’oggetto del contratto e dei quali sia chiamata a rispondere la parte acquirente.
Il notaio, infine, ha il compito di conservare gli atti da lui rogati (ma anche le scritture private da lui depositate) e di rilasciarne copie, estratti (copie parziali) o certificati (riassunti).
Questa funzione, può sembrare, nell’era della telematica, un inutile orpello di altri tempi… ma non è così!
Il sistema, organizzato su una rete di Notai diffusi in tutto il territorio italiano, prevede, infatti, che ogni Notaio conservi gli atti finché è in esercizio in quel distretto; quando viene trasferito o cessa per qualsiasi altro motivo l’attività, questi atti vengono consegnati all’Archivio Notarile competente, che li conserva per cento anni e quindi li invia all’Archivio di Stato.
Se si aggiunge che il Notaio è soggetto a destituzione se non conserva diligentemente gli atti a lui affidati, si comprende come la legge notarile ha creato un sistema idoneo a consentire una sicura conservazione e reperibilità di tutti gli atti notarili, permettendo anche di fornire un contributo storico di rilevante entità: attraverso gli atti dei Notai, da secoli, viene ricostruita la Storia del nostro Paese.